概述
實驗室采購的東西很多，包括檢測設(shè)備、儀器硬件、軟件、流程性材料（即與檢測有關(guān)的試劑和消耗材料）和服務(wù)以及他們的組合。
為了確保采購過程處于受控狀態(tài)，保證所采購的產(chǎn)品滿足規(guī)定的質(zhì)量要求。因此制定相應(yīng)的采購管理規(guī)定很重要。
一般采購管理需要有相關(guān)人員負責(zé)，首先是實驗室相關(guān)部門負責(zé)采購的提出，實驗室技術(shù)負責(zé)人負責(zé)供應(yīng)商的評價及采購文件的審核，辦公室負責(zé)供應(yīng)商的調(diào)查及采購的實施，然后實驗室主任或者第一負責(zé)人負責(zé)采購的批準(zhǔn)，進料由相關(guān)檢測室負責(zé)檢驗。
一、供應(yīng)商的選擇
選擇和購買重要的消耗品、供應(yīng)品，通過ISO9001認證的供應(yīng)商應(yīng)優(yōu)先考慮。檢測設(shè)備則需有CMA標(biāo)志。
對提供影響檢測質(zhì)量的重要消耗品和計量服務(wù)的供應(yīng)商，需由辦公室負責(zé)人對其進行調(diào)查，并將調(diào)查結(jié)果記錄于《供應(yīng)商評價表》，經(jīng)技術(shù)負責(zé)人評價后，由主任決定是否列為合格供應(yīng)商。
供應(yīng)商評價包括以下內(nèi)容：
1、被提名供應(yīng)商的資信能力；
2、供應(yīng)商的供貨業(yè)績；
3、供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力；
4、價格；交貨情況；服務(wù)情況等。
對于提供計量服務(wù)的供應(yīng)商除須進行評價外，還應(yīng)符合以下要求：
1、資格：該項目已通過國家實驗室認可或有計量授權(quán)。
2、測量能力：其測量不確定度滿足校準(zhǔn)鏈的規(guī)定要求。
3、溯源性：測量結(jié)果能溯源到國際或國家基準(zhǔn)。
辦公室負責(zé)人將合格的供應(yīng)商登錄于《供應(yīng)商一覽表》。
二、采購流程
購買實驗室分析儀器或其他供應(yīng)品時，由相關(guān)部門負責(zé)人填寫《委托采購申請表》，并交技術(shù)負責(zé)人對其內(nèi)容進行審核，報主任批準(zhǔn)后由辦公室負責(zé)執(zhí)行。
1、詢價和比價
辦公室負責(zé)人應(yīng)向合格供應(yīng)商詢價，比價時要求兩家以上的供應(yīng)商提供價格，選擇品質(zhì)、成本、交貨日期及售后服務(wù)等符合本單位要求的供應(yīng)商。若供應(yīng)品和技術(shù)獨占市場則不在此限之內(nèi)。
2、訂購
當(dāng)辦公室負責(zé)人采購對檢測結(jié)果有影響的物品或設(shè)備時，需向供應(yīng)商清楚、詳細地描述技術(shù)要求，包括型式、類別、等級、規(guī)格、數(shù)量、圖紙等信息。
3、采購進度管理
辦公室負責(zé)人應(yīng)按《委托采購申請表》要求的交貨日期跟催采購進度，如有延期，需及時通知申購部門。
4、進料的品質(zhì)管理
由辦公室負責(zé)人組織申購檢測室人員依據(jù)裝箱單對設(shè)備包裝、外觀是否完好，型號、部件與說明書是否一致，是否有生產(chǎn)廠商的出廠檢驗合格證等，有合同或協(xié)議的還需校對合同或協(xié)議條款等方面進行驗收。
設(shè)備申購檢測室的驗收人員，必需熟讀設(shè)備使用說明書并詳細了解設(shè)備結(jié)構(gòu)、工作原理、安全注意事項并嚴(yán)格按照使用說明書的要求，對儀器設(shè)備進行性能檢測驗收。
需檢定的進行檢定，設(shè)備調(diào)試運行正常后錄入《檢測儀器設(shè)備一覽表》進入檢定周期。設(shè)備調(diào)試運行不合格的由辦公室負責(zé)退回給供應(yīng)商。
相關(guān)檢測室應(yīng)查對消耗性材料及設(shè)備的零配件包裝、數(shù)量、外觀及有無出廠檢驗合格證等，必要時還要對某些消耗性材料進行現(xiàn)場試用檢驗。
設(shè)備驗收后，由驗收人員將結(jié)果記錄于《設(shè)備驗收單》，消耗材料的驗收結(jié)果記錄于《進料檢驗報告》。進料檢驗不合格的材料不能投入使用，由辦公室及時退回給供應(yīng)商。進料檢驗合格的材料應(yīng)由辦公室負責(zé)人進行入庫保存。
5、服務(wù)的驗證
由技術(shù)負責(zé)人會同申購部門在服務(wù)現(xiàn)場驗證，或?qū)ζ湫?zhǔn)產(chǎn)生的證書進行評價。
6、設(shè)備材料存儲
入庫后的消耗品應(yīng)遵循消耗品說明書中的要求和規(guī)定進行貯存。對有危害的消耗品應(yīng)實施安全隔離。對怕擠、怕壓的消耗品應(yīng)限制疊放層數(shù)。
對有溫度、濕度要求的消耗品應(yīng)建立貯存環(huán)境以及對貯存環(huán)境的監(jiān)控手段和設(shè)施，必要時應(yīng)規(guī)定進行環(huán)境記錄。必要時組織復(fù)驗，合格方可使用。
